nummer 3, 17 april 2012

Vergroot de effectiviteit van je team: deel 1,
de diagnose.

Inleiding

Na de tweede aflevering van “The Happy Professional” in december 2011 is het een tijdje stil geweest. Door gezondheidsproblemen moest ik het rustig aan doen, maar ik ben nu gelukkig aan de beterende hand. Tijd voor een nieuwe Happy Professional, dit keer over Team Performance en hoe je dit kunt verbeteren. Interessant voor zowel team managers als professionals die een eenvoudige en doeltreffende manier zoeken om de performance van hun team te verbeteren.

Het functioneren van een team wordt bepaald door factoren op het niveau van de organisatie en het niveau van de medewerkers.

Het verbeteren van een team vraagt een breder perspectief dan alleen het medewerker niveau. De organisatie en hoger management bieden de randvoorwaarden waarbinnen medewerkers en teams hun prestaties leveren; bij slechte randvoorwaarden zullen medewerkers suboptimale prestaties leveren. Is er bijvoorbeeld sprake van een slecht functionerende manager, dan zal het trainen of coachen van de medewerkers niet zo effectief zijn; de manager is immers de “zwakste schakel”.

Hieronder beschrijf ik een model, waarmee je eenvoudig de belangrijkste zwakke schakels kunt ontdekken. Het Team Performance Diagnose model is mijn praktische versie van bestaande organisatie modellen zoals beschreven in de management literatuur. Op eenvoudige en doeltreffende wijze geeft het model inzicht in de belangrijkste oorzaken van een performance probleem. Verander processen zoals geleid door een coach, trainer of consultant kunnen zich vervolgens “smart” richten op de belangrijkste zwakke schakels. Dat scheelt tijd, energie en geld.

Het Team Performance Diagnose model.

Een keten is zo sterk als de zwakste schakel

Stel je voor dat de performance van je team een ketting is bestaande uit schakels. Wanneer één schakel zwak is of ontbreekt, zal de gewenste performance nooit bereikt worden. Alleen de zwakste schakel versterken heeft nut, elke andere schakel versterken is een verspilling van energie, tijd en geld. Bij gelijke sterke schakels, zullen alle schakels versterkt moeten worden om het team op een hoger niveau te tillen. In het Team Performance Diagnose model berust de performance van het team op vier hoofdschakels: Richting, Structuur & Cultuur, Mensen en Middelen.

Hieronder volgt een korte uitleg van de 4 schakels.

Richting
Een kapitein die niet weet waar hij heen wil klaagt altijd dat de wind uit de verkeerde hoek waait. (H.J.J. den Brieder)

Wordt er voldoende richting gegeven en ervaren in het dagelijks handelen van de medewerkers en het team? Het ontbreken van richtingsgevoel kan meerdere oorzaken hebben. Is er een duidelijke missie, visie en strategie ((hieronder valt ook marketing, indien van toepassing voor de organisatie)? Dragen leidinggevenden deze zaken voldoende uit of ontbreekt het hieraan door gebrek aan leiderschapsvaardigheden en/of gebrek aan zelfkennis (gebrek aan inspirerend leiderschap). Is er een duidelijke strategie met meetbare doelstellingen om de organisatie en/of teamdoelen te behalen.?

Structuur & Cultuur

Sluit de organisatie structuur voldoende aan bij de gewenste performance en de ontwikkelfase waarin de organisatie zich bevindt? Dit probleem doet zich bijvoorbeeld voor bij snel groeiende bedrijven, waarbij de eenvoudige structuur (vaak gedomineerd door de oprichter) die goed werkte bij oprichting, als middelgrote organisatie niet meer voldoet om professioneel te opereren. Omgekeerd kan een organisatie ook te veel management lagen bevatten die veel geld kosten en het snel reageren in een veranderende omgeving bemoeilijken. Zijn de werkprocessen effectief en efficiënt en voldoende afgestemd op de gewenste performance?

Is de cultuur binnen de organisatie ondersteunend voor de gewenste performance? Zijn er duidelijke Normen & Waarden en geven managers het goede voorbeeld (“practice what you preach”). Kunnen mensen vrijuit hun mening geven over zaken? Wordt het geven en ontvangen van feedback gestimuleerd en beschouwd als een normale zaak binnen de cultuur? Feedback, zowel positief als negatief is een belangrijke factor in het motiveren en leren van mensen, in veel organisaties wordt dit belang onderschat. Voelen mensen zich veilig, gezien, gewaardeerd en begrepen?

Mensen
Hebben de managers en medewerkers voldoende kennis en vaardigheden om hun functie te vervullen? Is het duidelijk welke kennis en vaardigheden essentieel zijn voor een functie. Zijn taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden duidelijk omschreven in een functie omschrijving en sluiten ze aan op de gewenste performance? Wordt bij het aannemen van nieuwe mensen voldoende gescreend op geschiktheid voor de functie?

Hebben leidinggevenden en professionals op sleutelposities voldoende zelfkennis en reflecterend vermogen om te dealen met veranderingen en moeilijke situaties (zie ook Happy Professional 1 en 2 over het nut van zelfkennis). Worden ze, indien nodig, hierin ondersteund door intervisie, coaching of training?

Zijn medewerkers gemotiveerd en gecommitteerd? Is het duidelijk wat van de medewerker wordt verwacht en waarom? Wordt er regelmatig geëvalueerd op performance (volgens duidelijk omschreven performance standaarden) en zijn er consequenties verbonden aan goed of minder goed presteren, aan het vertonen van gewenst of ongewenst gedrag? Vertoont de leidinggevende inspirerend leiderschap? Zijn de primaire, secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden voor de functies in het team vergelijkbaar met soortgelijke functies in andere organisaties? Van belang is dat deze niet leiden tot basale ontevredenheid en demotivatie!

Hoe is de relatie met leidinggevende, collega’s en andere afdelingen? Is deze relatie ondersteunend en gebaseerd op vertrouwen en respect? Hebben mensen plezier in hun werk en wordt er regelmatig iets georganiseerd om gezamenlijk te ontspannen buiten de werkomgeving? Neemt de manager hierin het voortouw?

Middelen
Beschikken mensen over voldoende informatie, tijd en middelen om hun werk goed uit te voeren? Is de ICT infrastructuur voldoende? Wordt er voldoende geld en tijd besteed aan scholing om de benodigde kennis en vaardigheden te ontwikkelen? Voldoet de werkomgeving aan veiligheids- en gezondheidseisen, is de omgeving stimulerend voor de gewenste performance?

Het analyseren van je team m.b.v. het diagnose model.

Bovenstaande informatie kun je gebruiken als basis checklist voor analyse van je team. Als teammanager kun je dit natuurlijk top-down doen vanachter je bureau. Beter is het om dit gezamenlijk te doen met andere managers en nog beter is het betrekken van je medewerkers in de analyse. Een leuke manier om dit te doen is het gebruik van een lijst met positieve uitspraken die alle aspecten belichten zoals beschreven in het Performance Diagnose Model. Je kunt de groepsoefening hier downloaden. Afhankelijk van het vertrouwen in het team (durven mensen zich openlijk uit te spreken over gevoelige kwesties?) kunnen medewerkers hun mening in groepsverband of anoniem uitspreken. Medewerkers mogen iedere kwestie scoren op een schaal van 0 (absoluut waar) tot 5 (absoluut onwaar).

Als deze oefening wordt gedaan in groepsverband, kan ieder zijn punten op een gemeenschappelijke scorelijst/flipover schrijven. De totale score voor iedere kwestie bepaalt dan de eind –‘ranking’ en vormt de basis voor een gemeenschappelijke discussie en verbeterplan. Bij de groepsbenadering is het altijd aan te raden om een onafhankelijke partij (manager uit ander team of externe procesbegeleider) de bespreking en evaluatie te laten leiden.

Download the oefening hier.

Volgende keer: Vergroot de effectiviteit van je team, deel 2.

Tot de volgende keer,

Peter